Putni nalozi često su predmet poreznog nadzora jer se događaju situacije da poduzetnici nisu u mogućnosti dokazati da je službeni put doista obavljen te je li uopće riječ o službenom putu. 

Najčešće poteškoću stvaraju situacije kad nije bilo isplate i nekih drugih povezanih troškova koji pokazuju da je put doista i obavljen (npr. nema računa za noćenje, nema računa za cestarinu). U takvim se situacijama isplate dnevnica i drugih troškova u nadzoru mogu proglasiti plaćom i naknadno se društvu utvrđuje obveza obračuna i uplate doprinosa iz plaće i na plaću te poreza na dohodak (koji nije porezno priznat u smislu odredaba Zakona o porezu na dobit ). 

Da bi se izbjegle takve situacije, porezni obveznik treba voditi računa o tome da putni nalozi budu vjerodostojne isprave za knjiženje, a to znači da sadržavaju sve propisane elemente i vjerodostojne isprave koji dokazuju nastale troškove evidentirane na putnom nalogu. 

U porezno-računovodstvenom smislu vjerodostojne isprave su one koje ne izazivaju sumnju u to da je poslovni događaj uistinu nastao, i to po vrsti, obujmu, količini, kakvoći i vrijednosti. 

Izdatci koji nisu uredno i pravodobno evidentirani te vjerodostojno dokumentirani ne priznaju se u svrhu oporezivanja.  

SADRŽAJ PUTNOG NALOGA U SKLADU SA ZAKONOM O POREZU NA DOHODAK

Putni nalog je službeni dokument tvrtke koji prati zaposlenika (radnika) te tvrtke na službenom putovanju u inozemstvu i tuzemstvu. Dokument pod nazivom “putni nalog” može sadržavati sljedeće elemente: sam putni nalog ,obračun putnih troškova, izvještaj o završenom službenom putovanju. Neovisno u kojem se obliku izdaje (papirnatom ili elektroničkom), putni nalog kao vjerodostojna isprava sadržava osobito sljedeće podatke:

- nadnevak izdavanja,

-  ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje 

- mjesto u koje osoba putuje, 

- svrha putovanja ,

- vrijeme trajanja putovanja, 

- vrijeme kretanja na putovanje ,

- podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje ,

- ako se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku početno i završno stanje  brojila (kilometar sata), 

- vrijeme povratka s puta,

- potpis ovlaštene osobe 

- obračun troškova ,

- likvidaciju obračuna i

- izvješće  s puta.

VJERODOSTOJNOST SADRŽAJA PUTNOG NALOGA I OBRAČUNA PUTNIH TROŠKOVA

Najčešće pogreške odnose se na nepotpun sadržaj putnih naloga te pogreške u obračunima. 

Međutim, iako formalno sve može biti dobro odrađeno, napominjemo da je za priznavanje troškova putovanja potrebno imati i račune za nastale troškove i drugu dokumentaciju kojom se može dokazati odlazak na putovanje.

U suprotnome može doći do osporavanja troškova službenog putovanja i plaćanja poreza na dohodak, prireza i doprinosa na sve isplate te zatezne kamate. 

Za primjer takva postupanja navodimo dvije presude Visokoga upravnog suda nastale kao odgovor na tužbu poreznih obveznika protiv rješenja PU-a (obje tužbe odbačene):

*Us 854/2011-6: 

- presudom su utvrđene obveze poreza na dohodak od nesamostalnog rada i doprinosa po osnovi isplaćenih iznosa naknada za troškove službenih putovanja za koje nisu postojale uredne i vjerodostojne isprave, a koje su se zbog toga smatrale primicima od kojih je tužitelj kao poslodavac i isplatitelj bio obvezan utvrditi dohodak od nesamostalnog rada i obračunati, obustaviti i uplatiti porez na dohodak, u skladu s odredbama članka 45. tada važećeg Zakona o porezu na dohodak (Narodne novine, broj 177/04.), te doprinose sukladno odredbama Zakona o doprinosima za obvezna osiguranja (Narodne novine, broj 147/02., 175/03. i 177/04.). U zapisniku o obavljenom inspekcijskom nadzoru te prvostupanjskom rješenju porezno tijelo je dalo specifikaciju putnih naloga za putovanja u inozemstvo, po kojima je tužitelj izvršio isplate zaposlenicima N., Đ., I. i T., za koje je u postupku nadzora utvrđeno da nemaju nikakve dokaze da je putovanje stvarno i obavljeno, kao što su računi za cestarine, potvrde o plaćenom parkiranju, računi za smještaj i drugo, slijedom čega su ocijenjeni nevjerodostojnima

 * Us-5210/2009-7: 

Suština spora među strankama je ta da prvostupanjsko tijelo prilikom kontrole poslovanja tužitelju nije priznalo iskazane troškove po putnim nalozima. Tuženo tijelo je valjano u obrazloženju osporenog rješenja navelo iz kojih razloga ne smatra kontrolirane putne naloge vjerodostojnim ispravama u smislu odredbe članka 2. Zakona o računovodstvu (Narodne novine, broj 90/92.) temeljem kojih bi troškovi bili opravdani. Kontrolom poslovanja je utvrđeno da putni nalozi ne sadrže račune kojima bi tužitelj opravdao isplaćeni iznos troškova ostvarenih na službenom putu kao što su cestarine, troškovi noćenja kod višednevnih putovanja i slično, kao i činjenica da je u vrijeme kada je djelatnica xy bila na službenom putu ista izdavala račune - otpremnice potpisane od iste. S tog osnova prvostupanjsko tijelo je utvrdilo kao isplatu dohotka od nesamostalnog rada (plaće) iskazane troškove s osnove dnevnica i troškova privatnih automobila te za 2004. godinu utvrdilo tužitelju manje obračunane prijavljene i plaćene obveze s osnova poreza na dohodak od nesamostalnog rada i prireza na dohodak kao i ostalih obveznih davanja. 

Ako je poslodavac osigurao prehranu radnicima na službenom putovanju, neće im moći isplatiti cijelu svotu propisane dnevnice za tuzemstvo odnosno inozemstvo.5 Smanjenje za jedan obrok iznosi 30 %, a za dva obroka 60 % dnevnice. Međutim, doručak koji je uključen u troškove smještaja ne smatra se plaćenim obrokom u tom smislu (noćenje + doručak). To znači da ako poslodavac plaća npr. apartman u kojemu nema usluge doručka, ne može neoporezivo omogućiti trošak doručka. Osiguravanje doručka ili nadoknada troška doručka u tom bi slučaju predstavljala oporezivi primitak radnika.

3.2. OBRAČUN NAKNADE ZA UPORABU PRIVATNOG AUTOMOBILA U SLUŽBENE SVRHE 

Jedan od najznačajnijih neoporezivih primitaka koji nastaju po osnovi putnih naloga je korištenje privatnih automobila za službene svrhe u svoti do 2 kn po prijeđenom kilometru. Ti se troškovi priznaju na temelju evidencije o korištenju privatnog automobila u službene svrhe koja osobito sadržava sljedeće:

• opće podatke o poslodavcu i radniku (naziv, ime i prezime, OIB), 
• marka automobila, 
• registarska oznaka vozila, 
• početno i završno stanje brojila – kilometar/ sata, 
• relacija i svrha puta 
• te račune za stvarno nastale troškove vezane uz korištenje automobila (računi za parkiranje i slično). 

Za dokazivanje ovakvog putovanja i same rute, odnosno broja kilometara koji su baza za izračun, može poslužiti plaćena cestarina, računi za gorivo (kao trošak radnika!) na toj relaciji te izvještaj već spomenutog GPS lokatora koji je ugrađen u vozilo. U slučaju kada poslodavac na ovaj način nadoknađuje troškove prijevoza, radniku se ne može nadoknaditi trošak goriva, ali taj račun može poslužiti kao dokumentacija kojom se potkrjepljuje vjerodostojnost punog naloga.

OSTALI TROŠKOVI

Uz putni nalog prilažu se i računi za troškove za koje radnik traži nadoknadu (primjerice trošak taksija od kuće do zračne luke u odlasku i obratno u povratku, cestarine, tunelarine, prijevozne karte, karte za parkiranje, cijepljenje), a u nekim iznimnim situacijama i oni koji su već plaćeni karticom društva (računi za reprezentaciju, gorivo) ili će tek biti plaćeni (npr. račun hotela) u svrhu dokazivanja kada nema druge dokumentacije. Sve to zato što služe kao dokaz da se službeno putovanje obavilo, i to baš na tom mjestu i u tom trajanju kako je navedeno na putnom nalogu.

Primjerice, kada hotel izdaje račun poslodavcu i šalje ga naknadno te se račun plaća transakcijski, često je pitanje prilaže li se takav račun uz putni nalog. Naime, nema pravila da bi se takav račun trebao priložiti, ali uputno je povezati broj ulaznog računa s putnim nalogom. Dakle, za potrebe dokazivanja troškova nastalih na službenom putovanju u slučaju nadzora uputno je da se nastali trošak može povezati (ili kao prilog uz putni nalog ili kao poveznica na UF-u).