Računi, izvodi, ugovori, putni nalozi, evidencije, PDV… Kada pokrenete posao, vrlo brzo shvatite da poduzetništvo nije samo prodaja proizvoda ili pružanje usluga. Svaka poslovna promjena iza sebe ostavlja dokument koji je potrebno pravilno evidentirati.

Ali što se zapravo mora voditi u poslovnim knjigama?

Odgovor ovisi o tome poslujete li kao trgovačko društvo, obrt ili kroz neki drugi oblik poslovanja, jeste li obveznik PDV-a te koje aktivnosti obavljate.

Bez obzira na oblik poslovanja, cilj je isti – poslovne knjige trebaju pružiti točan i vjerodostojan pregled poslovanja.

Što su poslovne knjige?

Poslovne knjige predstavljaju sustav evidencija u kojima se bilježe poslovni događaji koji utječu na imovinu, obveze, prihode, rashode i financijski rezultat poslovanja.

Drugim riječima, gotovo svaka važna financijska promjena u tvrtki mora imati svoje mjesto u računovodstvu.

Izdali ste račun kupcu? Evidentira se.

Primili ste račun dobavljača? Evidentira se.

Kupili ste računalo za tvrtku? Evidentira se.

Kupac vam je uplatio račun? Evidentira se.

Platili ste dobavljača? I to se evidentira.

Uredno vođene poslovne knjige omogućuju da u svakom trenutku imate realnu sliku poslovanja.

Temeljne poslovne knjige

Poduzetnici koji vode dvojno knjigovodstvo svoje poslovne događaje evidentiraju kroz poslovne knjige koje obuhvaćaju dnevnik i glavnu knjigu, uz odgovarajuće pomoćne evidencije.

Dnevnik

Dnevnik predstavlja kronološku evidenciju poslovnih događaja.

Poslovne promjene evidentiraju se redoslijedom kojim su nastale, na temelju vjerodostojne knjigovodstvene dokumentacije.

Glavna knjiga

Glavna knjiga daje sustavan pregled poslovnih promjena prema računovodstvenim kategorijama.

Kroz nju se prati stanje i promjene imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda.

Upravo podaci iz računovodstvenih evidencija predstavljaju osnovu za sastavljanje financijskih izvještaja i praćenje rezultata poslovanja.

Ulazni računi

Svaki račun koji tvrtka primi od dobavljača potrebno je pravilno evidentirati.

To mogu biti računi za:

• robu i materijal

• najam poslovnog prostora

• telefon i internet

• gorivo i prijevoz

• marketing i oglašavanje

• IT usluge i softver

• uredski materijal

• stručne i konzultantske usluge

• režijske troškove

• opremu i druga poslovna ulaganja

Međutim, činjenica da je neki račun izdan na tvrtku ne znači automatski da se svaki njegov trošak porezno tretira na isti način.

Računovođa mora utvrditi o kakvom se trošku radi, kako ga evidentirati i kakav je njegov porezni tretman.

Izlazni računi

Jednako je važno pravilno evidentirati račune koje poduzetnik izdaje svojim kupcima.

Izlazni računi predstavljaju važan dio evidencije prihoda, potraživanja od kupaca i, kada je primjenjivo, obveze za PDV.

Uz samo izdavanje računa potrebno je pratiti i jesu li računi naplaćeni.

Jer izdani račun i novac na računu nisu ista stvar.

Tvrtka može imati visoke prihode, a istodobno probleme s likvidnošću ako kupci svoje obveze ne podmiruju na vrijeme.

Bankovni izvodi i novčani promet

Svaka uplata i isplata preko poslovnog računa također je dio poslovnih evidencija.

Bankovni izvodi omogućuju povezivanje uplata i isplata s računima, obvezama i drugim poslovnim događajima.

Računovodstvo tako prati:

• uplate kupaca

• plaćanja dobavljačima

• plaće i druga primanja

• poreze i doprinose

• kredite i leasing

• bankovne naknade

• druge poslovne uplate i isplate

Uredno evidentiran promet omogućuje da knjigovodstveno stanje odgovara stvarnom stanju poslovanja.

Blagajničko poslovanje

Ako tvrtka posluje s gotovinom, potrebno je pravilno evidentirati i gotovinske primitke i izdatke.

Gotovina u poslovanju nije „novac izvan računovodstva“.

Svaki primitak i izdatak mora imati odgovarajuću dokumentaciju i biti evidentiran u skladu s pravilima koja se primjenjuju na konkretnog poduzetnika.

PDV evidencije

Ako je poduzetnik u sustavu PDV-a, računovodstvo mora osigurati podatke potrebne za pravilno utvrđivanje obveze PDV-a i korištenje prava na odbitak pretporeza kada su za to ispunjeni uvjeti.

Posebnu pozornost treba obratiti na transakcije s inozemstvom, usluge iz drugih država članica Europske unije, uvoz, izvoz i druge transakcije koje mogu imati poseban porezni tretman.

Upravo zato računovođi nije dovoljno samo poslati račun – važno je da zna što se iza tog računa dogodilo.

Dugotrajna imovina

Kupnja prijenosnog računala, stroja, vozila ili druge vrijednije opreme ne evidentira se nužno jednako kao kupnja uredskog materijala.

Ovisno o vrsti i vrijednosti, određena imovina evidentira se kao dugotrajna imovina te se njezin trošak raspoređuje kroz amortizaciju tijekom razdoblja korištenja.

Zato računovodstvo vodi odgovarajuću evidenciju dugotrajne imovine i obračunava amortizaciju u skladu s primjenjivim pravilima.

Plaće i evidencije vezane uz zaposlenike

Ako imate zaposlenike, računovodstvene obveze postaju još opsežnije.

Potrebno je pravilno obračunati plaće, poreze, doprinose i druge primitke te pripremiti propisana izvješća i evidencije.

Tu mogu pripadati i različite naknade zaposlenicima, putni troškovi, dnevnice, korištenje službenih vozila i druga prava ili troškovi povezani s radnicima.

Svaka od tih stavki mora imati odgovarajuću dokumentaciju.

Potraživanja i obveze

Dobar poduzetnik ne prati samo koliko je računa izdao.

Mora znati i koliko mu kupci duguju te koliko on duguje dobavljačima.

Računovodstvene evidencije omogućuju praćenje otvorenih stavki kupaca i dobavljača.

To je važno ne samo zbog računovodstva nego i zbog upravljanja novčanim tokom.

Ako ne znate koliko novca trebate primiti sljedećih 30 dana i koliko obveza morate platiti, teško možete kvalitetno planirati poslovanje.

Zalihe

Tvrtke koje posluju s robom, materijalom ili proizvodima moraju voditi odgovarajuće evidencije o zalihama.

Potrebno je pratiti ulaz i izlaz robe ili materijala te osigurati da knjigovodstvene evidencije odgovaraju stvarnom stanju.

To je posebno važno na kraju poslovne godine kada se provodi inventura i usklađuje stvarno stanje s poslovnim knjigama.

Putni nalozi i poslovna putovanja

Poslovna putovanja također zahtijevaju urednu dokumentaciju.

Putni nalog treba sadržavati potrebne podatke o putovanju, a troškovi prijevoza, smještaja, dnevnica i drugi povezani izdaci moraju biti pravilno dokumentirani.

Nije dovoljno samo imati račun hotela ili goriva – dokumentacija treba jasno pokazati poslovnu svrhu troška.

Dokumentacija je temelj dobrog knjigovodstva

Računovođa može kvalitetno voditi poslovne knjige samo ako pravodobno dobiva potpunu i ispravnu dokumentaciju.

Zato je važno redovito dostavljati:

• ulazne račune

• izlazne račune

• bankovne izvode i podatke o plaćanjima

• ugovore

• dokumentaciju o nabavi imovine

• dokumentaciju povezanu sa zaposlenicima

• putne naloge

• podatke o zalihama

• ostalu dokumentaciju koja utječe na poslovanje

Što su informacije kvalitetnije i dostavljene na vrijeme, to računovodstvo može biti preciznije i korisnije za poduzetnika.

Poslovne knjige nisu samo obveza prema državi

Jedna od najvećih pogrešaka je gledati na računovodstvo samo kao na administrativnu obvezu potrebnu radi predaje poreznih prijava i godišnjih izvještaja.

Dobro vođene poslovne knjige trebale bi biti alat za upravljanje tvrtkom.

Iz njih poduzetnik može saznati:

Koliko stvarno zarađujemo?

Koji su nam najveći troškovi?

Koliko nam kupci duguju?

Koliko mi dugujemo dobavljačima?

Imamo li dovoljno novca za obveze koje dolaze?

Raste li poslovanje profitabilno?

To su informacije na temelju kojih se donose bolje poslovne odluke.

Ne morate biti računovođa da biste bili dobar poduzetnik

Poduzetnik treba razumjeti svoje brojke, ali ne mora sam poznavati svako računovodstveno i porezno pravilo.

Upravo zato kvalitetno računovodstvo nije samo unos računa u program.

Dobar računovodstveni partner prati poslovanje, upozorava na obveze, pomaže razumjeti financijske podatke i daje poduzetniku jasniju sliku onoga što se događa u njegovoj tvrtki.

Znate li što vaše poslovne knjige govore o vašem poslovanju?

Ako poslovne knjige promatrate samo jednom godišnje kada treba predati financijske izvještaje, propuštate velik dio njihove vrijednosti.

Redovito i kvalitetno vođeno računovodstvo omogućuje vam da odluke donosite na temelju stvarnih podataka, a ne samo prema stanju na bankovnom računu.

Pro Fortis pomaže poduzetnicima voditi uredno i pouzdano računovodstvo te bolje razumjeti financijsku stranu vlastitog poslovanja.

Jer poslovne knjige nisu samo evidencija onoga što se već dogodilo.

One vam mogu pomoći odlučiti što napraviti sljedeće.