Mnogi poduzetnici godinama ostaju kod istog računovođe, čak i kada nisu zadovoljni uslugom. Razlog često nije lojalnost, već uvjerenje da je promjena komplicirana, dugotrajna i rizična.

Istina je upravo suprotna.

Promjena računovodstvenog servisa danas je jednostavan i dobro organiziran proces koji, uz kvalitetnu suradnju novog računovođe, prolazi gotovo bez opterećenja za poduzetnika.

Ako razmišljate o promjeni, donosimo pregled cijelog postupka.

Kada je vrijeme za promjenu?

Svaki poslovni odnos temelji se na povjerenju i kvalitetnoj komunikaciji. Ako toga više nema, vrijeme je da razmislite o promjeni.

Najčešći razlozi zbog kojih poduzetnici mijenjaju računovođu su:

• spora ili nejasna komunikacija

• teško dostupne informacije o poslovanju

• kašnjenje s odgovorima

• nedovoljno proaktivni savjeti

• česte pogreške ili ispravci

• osjećaj da računovođa samo knjiži dokumente, bez stvarne podrške poslovanju.

Dobar računovodstveni servis trebao bi biti partner koji vam pomaže donositi bolje poslovne odluke, a ne samo obrađivati dokumentaciju.

Treba li čekati kraj godine?

Ne.

Jedna od najčešćih zabluda jest da se računovođa može promijeniti isključivo početkom nove poslovne godine.

U praksi je promjena moguća tijekom cijele godine. Iskusni računovodstveni servisi redovito preuzimaju vođenje poslovnih knjiga usred obračunskog razdoblja te osiguravaju uredan prijenos dokumentacije i potrebnih evidencija.

Naravno, određeni trenuci mogu biti praktičniji, primjerice nakon završetka obračuna PDV-a ili završetka mjeseca, ali to nije pravilo.

Kako izgleda postupak?

Sam proces najčešće se sastoji od nekoliko jednostavnih koraka.

1. Uvodni razgovor

Najprije se upoznajete s novim računovodstvenim servisom.

Razgovara se o djelatnosti, načinu poslovanja, broju zaposlenika, obvezama koje imate te vašim očekivanjima.

To je prilika da postavite sva pitanja i provjerite odgovara li vam način rada budućeg partnera.

2. Pregled postojećeg stanja

Novi računovođa pregledava postojeću dokumentaciju i utvrđuje što je potrebno preuzeti.

Po potrebi se provjeravaju otvorene stavke, porezne obveze, poslovne knjige i ostale evidencije kako bi prijenos bio što jednostavniji.

3. Preuzimanje dokumentacije

Većinu komunikacije između starog i novog računovođe moguće je organizirati bez dodatnog opterećenja za poduzetnika.

Preuzimaju se potrebni dokumenti, kartice, izvještaji i ostale evidencije potrebne za nastavak poslovanja.

4. Nastavak redovnog poslovanja

Nakon prijenosa dokumentacije poslovanje se nastavlja bez prekida.

Poduzetnik nastavlja dostavljati račune i ostalu dokumentaciju novom računovođi, dok on preuzima daljnje vođenje poslovnih knjiga i zakonskih obveza.

Što trebate pripremiti?

U većini slučajeva dovoljno je omogućiti pristup dokumentaciji koja je potrebna za nastavak rada.

To može uključivati:

• poslovnu dokumentaciju

• izlazne i ulazne račune

• bankovne izvode

• podatke o zaposlenicima

• obračune plaća

• porezne prijave i izvještaje

• ostale evidencije koje su dio redovitog poslovanja.

Dobar računovodstveni servis jasno će vas uputiti što je potrebno dostaviti i pomoći vam tijekom cijelog procesa.

Što ako postoje pogreške?

Nerijetko novi računovođa tijekom preuzimanja poslovanja uoči određene nepravilnosti ili nedostatke.

To ne znači da je situacija bezizlazna.

Većina pogrešaka može se ispraviti, a cilj kvalitetnog računovodstvenog servisa nije traženje krivca, nego pronalaženje najboljeg rješenja za nastavak urednog poslovanja.

Na što obratiti pažnju pri odabiru novog računovođe?

Prije donošenja odluke razmislite o nekoliko važnih pitanja.

• Koliko je računovođa dostupan kada vam treba pomoć?

• Dobivate li odgovore na vrijeme?

• Pratite li zajedno zakonske promjene?

• Dobivate li savjete ili samo gotove izvještaje?

• Koristi li suvremene digitalne alate?

• Može li pratiti rast vašeg poslovanja?

Dugoročna suradnja temelji se na povjerenju, stručnosti i otvorenoj komunikaciji.

Dobar računovođa raste zajedno s vašom tvrtkom

Kako tvrtka raste, mijenjaju se i njezine potrebe.

Računovođa koji je bio dovoljan na početku poslovanja možda više ne može pružiti razinu podrške koja vam je danas potrebna.

Zato je sasvim prirodno povremeno preispitati odgovara li postojeća suradnja vašim ciljevima.

Promjena nije znak neuspjeha, već odgovornog upravljanja poslovanjem.

Zaključak

Promjena računovođe ne mora biti stresna niti komplicirana.

Uz kvalitetnog partnera cijeli se postupak odvija organizirano, transparentno i bez prekida poslovanja.

Ako osjećate da ne dobivate podršku kakvu vaše poslovanje zaslužuje, možda je upravo sada pravi trenutak da napravite korak naprijed.

Jer dobar računovođa nije samo osoba koja vodi poslovne knjige – on je partner koji vam pomaže da svoje poslovanje razvijate sigurnije, učinkovitije i s više povjerenja u svaku poslovnu odluku.