Imate novca na poslovnom računu. Znači li to da poslujete dobro?

Ne nužno.

Visoko stanje na računu može izgledati ohrabrujuće, ali dio tog novca možda je potreban za PDV, poreze, plaće, dobavljače, kredit ili investiciju koja vas očekuje sljedeći mjesec.

S druge strane, tvrtka koja trenutno nema veliki iznos na računu može biti vrlo zdrava ako uredno naplaćuje potraživanja, kontrolira troškove i ima dobro isplaniran novčani tok.

Zato pametno upravljanje poslovnim financijama ne znači samo znati koliko novca danas imate.

Važnije je znati koliko novca dolazi, koliko odlazi, kada dolazi i za što će vam trebati.

Promet nije isto što i zarada

Jedna od prvih stvari koju svaki poduzetnik treba razumjeti jest razlika između prihoda, rashoda, dobiti i novca na računu.

Ako ste ovog mjeseca izdali račune u vrijednosti 30.000 eura, to ne znači da ste zaradili 30.000 eura.

Od tog iznosa treba oduzeti troškove poslovanja, plaće, doprinose, najam, opremu, marketing, financijske obveze, poreze i druge rashode.

Osim toga, izdani račun ne znači nužno da je novac već stigao.

Možete na papiru imati odličan mjesec, a istodobno imati problem s likvidnošću jer kupci još nisu platili račune.

Zato ne donosite financijske odluke samo na temelju prometa.

Stanje na računu nije vaš raspoloživi novac

Vidite 50.000 eura na poslovnom računu i pomislite:

„Imamo dovoljno novca.“

Ali što ako sljedećih nekoliko tjedana morate platiti dobavljačima 20.000 eura, plaće 10.000 eura, porezne obveze 7.000 eura i leasing 2.000 eura?

Odjednom situacija izgleda potpuno drugačije.

Poduzetnik treba razlikovati novac koji se trenutno nalazi na računu od novca kojim zaista može slobodno raspolagati.

Jednostavno pitanje može vam pomoći:

Koliko će novca ostati nakon što podmirimo sve poznate obveze?

To je puno korisnija informacija od samog pogleda na stanje računa.

Pratite novčani tok

Novčani tok ili cash flow pokazuje kako novac ulazi i izlazi iz poslovanja.

Za mala i srednja poduzeća upravo je novčani tok često važniji za svakodnevno poslovanje od same računovodstvene dobiti.

Možete poslovati s dobiti, a ipak ostati bez dovoljno gotovine za plaćanje računa.

Kako?

Kupcima ste dali rok plaćanja 60 dana, a dobavljačima morate platiti za 15 dana.

Na papiru zarađujete.

Na računu nemate dovoljno novca.

Zato redovito pratite očekivane priljeve i odljeve barem nekoliko mjeseci unaprijed.

Napravite jednostavan financijski plan

Za upravljanje financijama nije vam nužno potreban komplicirani financijski model.

Za početak možete napraviti jednostavnu tablicu.

Za svaki mjesec procijenite:

  • očekivane naplate kupaca

  • redovne troškove

  • plaće i druga primanja

  • porezne obveze

  • rate kredita i leasinga

  • veće planirane nabave

  • investicije

  • ostale očekivane izdatke

Na taj način možete unaprijed vidjeti mjesec u kojem bi moglo nedostajati novca.

A financijski problem koji vidite tri mjeseca unaprijed puno je lakše riješiti od problema koji otkrijete tri dana prije dospijeća obveze.

Naplata potraživanja mora biti prioritet

Prodaja nije završena kada izdate račun.

Završena je kada je račun naplaćen.

Ako redovito izdajete račune, ali ne pratite njihovu naplatu, zapravo svojim kupcima možete nesvjesno financirati poslovanje.

Uvedite jednostavan sustav praćenja:

Tko duguje?

Koliko duguje?

Kada račun dospijeva?

Koliko dana kasni?

Je li kupcu poslana opomena?

Tko će kontaktirati kupca?

Nemojte čekati nekoliko mjeseci prije nego što reagirate na neplaćeni račun.

Što prije reagirate, veća je vjerojatnost uredne naplate.

Odvojite novac za poreze

Jedna od najneugodnijih situacija za poduzetnika nastaje kada dođe vrijeme za plaćanje porezne obveze, a novac je već potrošen.

Zato novac koji ćete trebati za poreze nemojte promatrati kao slobodan novac za poslovanje.

Ako znate da vas očekuje određena porezna obveza, planirajte je unaprijed.

Još bolje, redovito odvajajte dio novca kako velika obveza ne bi iznenada ugrozila likvidnost.

Porezi nisu neočekivani trošak.

U većini slučajeva znate da dolaze.

Stvorite poslovnu financijsku rezervu

Što se događa ako najveći kupac kasni s plaćanjem?

Što ako se pokvari automobil ili važan stroj?

Što ako morate hitno kupiti novo računalo ili server?

Što ako vam promet jedan mjesec neočekivano padne?

Ako svaki mjesec potrošite gotovo sav raspoloživi novac, i relativno mali problem može postati velika kriza.

Zato je dobro postupno stvarati financijsku rezervu.

Kolika bi ona trebala biti ovisi o vrsti poslovanja, visini fiksnih troškova, stabilnosti prihoda i rizicima kojima je tvrtka izložena.

Cilj je jednostavan:

neočekivani trošak ne bi trebao automatski postati financijski problem.

Znate li svoje fiksne troškove?

Koliko vas košta jedan mjesec poslovanja čak i kada ništa ne prodate?

To je broj koji svaki poduzetnik treba znati.

Najam, plaće, računovodstvo, leasing, licence, pretplate, telekomunikacije, osiguranje i drugi redovni troškovi nastavljaju dolaziti bez obzira na promet.

Ako znate svoje mjesečne fiksne troškove, lakše možete procijeniti koliko minimalno prihoda trebate ostvariti.

To vam pomaže i pri određivanju cijena.

Pregledajte male troškove koji se ponavljaju

Veliki troškovi obično privuku pažnju.

Mali često prolaze neprimijećeno.

Pretplata od 20 eura mjesečno ne izgleda značajno. Ni druga od 35 eura. Ni treća od 49 eura.

Ali deset ili dvadeset takvih troškova tijekom godine može postati ozbiljan iznos.

Jednom ili dva puta godišnje pregledajte sve redovne pretplate i usluge.

Zapitajte se:

Koristimo li ovo?

Treba li nam još uvijek?

Postoji li povoljnija opcija?

Plaćamo li dvije usluge koje rade gotovo istu stvar?

Kontrola troškova ne znači rezati sve troškove.

Znači prestati plaćati ono što vam ne donosi vrijednost.

Nemojte štedjeti na svemu

Najjeftinija opcija nije uvijek financijski najbolja.

Jeftinija oprema koja se često kvari može biti skuplja od kvalitetnije.

Loš softver može zaposlenicima svakodnevno oduzimati vrijeme.

Premalo ulaganje u marketing može smanjiti prodaju.

Odgađanje održavanja može kasnije stvoriti veliki trošak.

Zato kod svakog većeg troška nemojte pitati samo:

„Koliko košta?“

Pitajte i:

„Što dobivamo za taj novac?“

Dobar trošak može povećati prihod, smanjiti rizik ili uštedjeti vrijeme.

Odvojite privatne i poslovne financije

Posebno kod manjih poduzetnika granica između privatnog i poslovnog novca ponekad postane nejasna.

To nije dobra praksa.

Poslovanje treba imati vlastitu financijsku logiku.

Privatni troškovi vlasnika ne bi trebali se nekontrolirano miješati s troškovima tvrtke.

Kod trgovačkog društva posebno je važno razumjeti da novac na računu društva nije isto što i privatni novac vlasnika.

Ako želite znati koliko vaše poslovanje stvarno zarađuje, poslovni i privatni novac moraju biti jasno odvojeni.

Planirajte veće investicije

Kupnja vozila, stroja, nove IT opreme, uređenje prostora ili zapošljavanje dodatne osobe mogu značajno utjecati na financije.

Prije veće investicije napravite nekoliko scenarija.

Što ako prihod ostane isti?

Što ako poraste?

Što ako sljedeća tri mjeseca bude manji od očekivanog?

Koliko novca ostaje nakon investicije?

Hoće li tvrtka i dalje imati dovoljnu rezervu?

Ne gledajte samo možete li nešto platiti danas.

Gledajte kako će ta odluka utjecati na poslovanje sljedećih šest ili dvanaest mjeseci.

Kredit nije nužno loša odluka

Poduzetnici ponekad smatraju da je svako zaduživanje znak financijskog problema.

Nije.

Kredit ili leasing mogu biti koristan financijski alat ako se koriste za ulaganje koje stvara vrijednost i ako poslovanje može uredno podnijeti buduće obveze.

Problem nastaje kada se dug koristi za stalno pokrivanje nedostatka novca nastalog zbog loše naplate, preniskih cijena ili nekontroliranih troškova.

Zato prije zaduživanja treba razumjeti zašto vam novac treba i iz čega ćete vraćati obvezu.

Ne donosite velike odluke samo prema prošloj godini

Računovodstveni izvještaji pokazuju što se dogodilo.

Za upravljanje poslovanjem morate razmišljati i o tome što će se dogoditi.

Ako ste prošle godine ostvarili odličan rezultat, to ne znači automatski da će ova godina biti jednaka.

Možda vam raste trošak rada.

Možda najveći kupac smanjuje narudžbe.

Možda planirate zapošljavanje.

Možda vas očekuje velika investicija.

Zato financijsko upravljanje treba kombinirati podatke iz prošlosti s planiranjem budućnosti.

Napravite nekoliko scenarija

Ne postoji samo jedan mogući razvoj poslovanja.

Napravite barem tri jednostavna scenarija:

Realni scenarij – poslovanje se razvija približno prema očekivanjima.

Optimistični scenarij – prodaja i naplata rastu brže od plana.

Konzervativni scenarij – prihodi padaju ili kupci sporije plaćaju.

Zatim pogledajte što se događa s novčanim tokom u svakom od njih.

Ako tvrtka može normalno funkcionirati i u konzervativnom scenariju, imate puno sigurniju financijsku poziciju.

Razgovarajte s računovođom prije odluke, a ne nakon nje

Računovođa često sazna za veliku poslovnu odluku kada dobije račun.

Automobil je već kupljen.

Nova osoba već je zaposlena.

Ugovor je već potpisan.

Novac je već isplaćen.

Tada više nema puno prostora za planiranje.

Puno je korisnije razgovarati prije odluke.

Ako planirate veliku investiciju, zapošljavanje, promjenu načina poslovanja, isplatu dobiti ili novo financiranje, računovođa vam može pomoći sagledati financijske i porezne posljedice.

Brojke trebaju pomoći poduzetniku, a ne samo državi

Računovodstvo se često promatra prvenstveno kao zakonska obveza.

Računi se knjiže.

Prijave se predaju.

Porezi se obračunavaju.

Ali podaci koji već postoje u računovodstvu mogu vam reći mnogo više.

Koliko zarađujete?

Koji troškovi rastu?

Koliko kupci kasne s plaćanjem?

Koliko imate obveza?

Kolika vam je marža?

Možete li si priuštiti novo zapošljavanje?

Imate li dovoljno novca za investiciju?

To su informacije koje računovodstvo pretvaraju iz administrativnog troška u alat za upravljanje poslovanjem.

Jednom mjesečno napravite financijski pregled

Ne morate svaki dan analizirati desetke tablica.

Za mnoge manje tvrtke dovoljno je jednom mjesečno napraviti ozbiljan pregled financija.

Pogledajte:

  • prihode i rashode

  • stanje novca

  • nenaplaćene račune

  • obveze prema dobavljačima

  • porezne obveze

  • troškove koji rastu

  • očekivane prihode sljedećih mjeseci

  • planirane investicije

Takav pregled može trajati manje od sat vremena.

Ali upravo tih sat vremena može spriječiti mnoge skupe odluke.

Dobar osjećaj nije financijski plan

Možda imate osjećaj da posao ide dobro.

Telefon zvoni.

Narudžbi ima.

Zaposlenici rade.

Račun nije prazan.

Sve izgleda u redu.

Ali osjećaj nije dovoljan.

Dobro financijsko upravljanje temelji se na brojkama.

Kada znate koliko zarađujete, koliko trošite, koliko vam kupci duguju i koje vas obveze očekuju, poslovne odluke postaju puno jednostavnije.

Pametno upravljanje financijama ne znači samo štedjeti

Cilj nije imati što manje troškova.

Cilj je imati kontrolu.

Znati gdje novac odlazi.

Znati odakle dolazi.

Planirati obveze.

Stvoriti rezervu.

Naplatiti svoj rad.

Ulagati kada investicija ima smisla.

I reagirati prije nego što mali financijski problem postane veliki.

Pro Fortis pomaže poduzetnicima da računovodstvene podatke ne koriste samo za ispunjavanje obveza, nego i za bolje razumijevanje vlastitog poslovanja.

Jer dobro vođene poslovne financije ne daju vam samo uredne brojke.

Daju vam sigurnost da poslovne odluke donosite na temelju podataka, a ne pretpostavki.